4. Die Beratungsstelle in Entwicklung
4.4. Das Projekt Organisationsentwicklung

4.1 Organisationsbereiche
4.2 Ziele des OE-Prozesses
4.3 Arbeitsphasen
     4.3.1 „Benchmarking"
     4.3.2 Arbeit an Modellfällen
     4.3.3 Vereinbarung zum Fallmanagement

In dem Organisationsentwicklungsprozess sollen drei Aspekte aufgezeigt werden: die verschiedenen Bereiche, in denen die Organisationsentwicklung stattfindet, die Ziele dieses Prozesses und die Arbeitsphasen, die wir zur Erreichung dieser Ziele vereinbart haben und die letztlich der Architektur zum „Haus der Beratung" dienen.

4.1 Organisationsbereiche

Die Steuerungsgruppe, die einzelne Schritte bis zum Ziel genauer plant, vor- und nachbereitet, besteht aus:

• dem Projektleiter Henning Merker, stellvertretender Leiter unseres RDW
• Arbeitsbereichsleiter Michael Gallisch, verantwortlich für Allgemeine Lebensberatung, Familienbildung, Migrationsberatung und Psychologische Beratung
• VertreterInnen aller Fachbereiche, die von ihren Teams gewählt wurden: Brigitte Scheuermann-Gillich (ALB), Anastassia Pentidou (Fachstelle Migration und Interkulturelle Beratung) und Diethelm Sannwald (Familienbildung, Psychologische Beratung)
• Vertreterin der MAV Elke Schulte

Diese Gruppe setzt sich in größeren Abständen zusammen, um den OE-Prozess, speziell die einzelnen Arbeitsphasen und Großteamsitzungen, vorzubereiten.

Das Großteam stellt eine Neuerung im Rahmen des OE-Prozesses dar. Es besteht aus allen Beteiligten, dem Projektleiter, dem Arbeitsbereichsleiter, den Beraterinnen und Beratern und der MAV-Vertreterin sowie bei Bedarf den Verwaltungsfachkräften. Dort werden die Vorschläge der Steuerungsgruppe diskutiert, Arbeitsaufgaben entworfen, verteilt und die Ergebnisse präsentiert. Alle sechs, meist teilzeitbeschäftigten BeraterInnen, der Arbeitsbereichsleiter, die stellvertretende Leitung, die Mitarbeitervertreterin sowie bei Bedarf die beiden Verwaltungskräfte nehmen teil, insgesamt elf Leute.

Die bisher bestehenden Fachteams, die sich während des OE-Prozesses weiter treffen und ihre Arbeit in gewohnter Güte fortsetzen, treffen sich wie eingespielt, nur unter z. T. neuer Leitung. Die Allgemeine Lebensberatung und die Fachstelle für Migration, ansässig in Offenbach und Dreieich, tagen dort im Wechsel. Die Familienbildung tagt in Langen. Das psychologische Beratungsteam tagt wöchentlich in ihrer Langener Dienststelle. In diesen Fachteams geht es neben der „normalen" Tagesordnung, d. h. Fallbesprechung, Falladministration, Organisatorisches, Öffentlichkeitsarbeit, Diskussionspunkte, jeweils auch um aktuelle Aspekte des OE-Prozesses.

In jeder Arbeitsphase werden außerdem Kleinteams gebildet („Miniteams"), die aus je zwei Personen bestehen, die aus jeweils unterschiedlichen Fachteams zusammengesetzt sind. In den anberaumten drei Arbeitsphasen hat derart jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter mehrere Wochen lang mit jedem anderen Kollegen/in zusammengearbeitet. Diese Zusammenarbeit auf der Miniteam-Ebene besteht jeweils aus zwei Aufgaben, der arbeitsphasenspezifischen OE-Aufgabe und der in jeder Arbeitsphase gleichen Aufgabe, sich dem/der Kollegen/in bekannt zu machen und sie/ihn kennen zu lernen in dessen/deren Arbeitsweise, Beratungsmethoden und -zielgruppen und - was bei unseren Beratungen nicht außen vor stehen kann - deren Persönlichkeit.

Die konkrete Zusammenarbeit an einer Aufgabe sollte nicht nur diese Aufgabe erledigen, wodurch Mitarbeiterbeteiligung konkret wird, sondern auch fachliches und persönliches Kennenlernen fördern. Nach mehreren Monaten, die eine Arbeitsphase dauerte, fand ein Wechsel in ein neues Kleinteam statt.

4.2 Ziele des OE-Prozesses

Die von der Leitung vorgegebenen groben Ziele des OE-Prozesses bestanden im wesentlichen aus zwei Punkten: A) der Integration der Fachdienste in ein EFBZ und B) der Entwicklung von Fallmanagement als Methode der Zusammenarbeit.

4.3 Arbeitsphasen

Die Wandlung von der bisherigen Organisationsstruktur (s.o.) in ein integriertes „Haus der Beratung" kann nicht über Nacht passieren, womöglich noch auf dem Verordnungswege. Veränderung braucht Zeit und Energie und passiert in einem Wechselspiel von veränderungsförderlichen und veränderungshinderlichen Faktoren. Um alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für den Veränderungsprozess zu gewinnen, der angesichts der gesellschaftlichen, politischen und regionalen Rahmenbedingungen unvermeidlich erscheint, wurde der Weg der ausgiebigen Mitarbeiterbeteiligung gewählt, obwohl dieser anfangs sehr aufwendig zu sein schien. Es wurde ein Kontingent an Arbeitszeit für den OE-Prozess bereitgestellt, innerhalb dessen die Detailarbeit an den OE-Zielen, die vermehrten Teamtreffen und das individuelle Sich-Einstellen auf die neue Entwicklung stattfinden konnte.

Wir planten drei Entwicklungsphasen, von denen wir uns gegenwärtig (September 2003) in der letzten befinden: „Benchmarking", „Arbeit an Modellfällen" und „Vereinbarungen zum Fallmanagement".

4.3.1 „Benchmarking"

Es ging darum, andere integrierte Familienberatungsstellen kennen zu lernen. Die in der „kick-off`-Veranstaltung erstmals gebildeten Miniteams erstellten Fragenkataloge, mit denen sie drei Beratungsstellenteams aus der Region besuchten, um dadurch kennen zu lernen, wie dort gearbeitet wird, um eigene Zielvorstellungen anhand von deren z. T. jahrzehntelanger Praxis zu überprüfen und von deren Erfahrung zu profitieren. Diese drei unterschiedlichen Fragenkataloge wurden in einer Großteamsitzung wechselseitig vorgestellt, diskutiert und zu einem Interview-Leitfaden zusammengefasst.

Ausgestattet mit diesem harmonisierten Fragenkatalog besuchten die Miniteams die Erziehungsberatungsstelle in Frankfurt-Preungesheim, das Internationale Familienzentrum in Frankfurt-Bockenheim und das Roncalli-Haus der Caritas in Wiesbaden.

Als weitere Bereicherung im Rahmen dieses Erkundens (,wie machen es die anderen? Was können wir daraus lernen und übernehmen?") holten wir uns - in Umkehrung vieler Prozesse seit der Wiedervereinigung - Rat aus dem Osten, d. h. wir luden die Leiterin der Leipziger Beratungsstelle des dortigen Diakonischen Werkes ein, über ihre Erfahrungen mit ihrer Integrierten Beratungsstelle aus Allgemeiner Lebens-, Schwangeren- und Schwangerschaftskonflikt-, Ehe- und Familien- sowie Erziehungsberatung zu berichten. Dieser Vormittag war sehr beeindruckend und lehrreich für uns alle, nicht zuletzt wegen der auch atmosphärisch spürbaren diakonischen Verbundenheit.

Der Abschluss dieser OE-Phase bestand darin, dass die Miniteams im Großteam allen anderen und dem Leiter unseres RDW, Herrn Martin Glaub, die Ergebnisse dieser „Benchmarking"- Besuche präsentierten. Wir nannten diese Ergebnispräsentation der ersten Arbeitsphase unseren „1. Meilenstein".

4.3.2 Arbeit an Modellfällen

Die zweite Arbeitsphase verzögerte sich um mehrere Wochen aufgrund veränderter finanzieller Rahmenbedingungen und intensiven Diskussionen, wie wir diese in unserem RDW umsetzen können, ohne dass es zu betriebsbedingten Kündigungen kommt. In dieser Zeit ging es weniger um das Abarbeiten der in den Arbeitsphasen gestellten und vereinbarten Aufgaben, sondern mehr um die Gestaltung der neuen Arbeitsbeziehungen, da der Arbeitsbereichsleiter für ein Team ganz neu war und in einem anderen Team weniger präsent.

Neu zusammengestellte Miniteams machten sich vertraut mit der Methode des Fallmanagements. Dazu wurden theoretische Texte und konkrete Umsetzungen von Fallmanagement aus der Region (Sozialamt Offenbach, Jugendamt Frankfurt am Main, Fachdienst Jugend und Familie des Kreises Offenbach, Regionalgruppe Seligenstadt) zur Kenntnis genommen und diskutiert. Mit diesem theoretisch-praktischen Instrumentarium versehen erarbeiteten sie anhand ihrer fachspezifischen Erfahrungen Modellfälle mit Multi-Problemkonstellationen. Auf diesen jeweiligen Modellfall wurde die Methode des Fallmanagements angewendet. In einer Klausurtagung wurden alle ProjektteilnehmerInnen mit den Arbeitsergebnissen der anderen Miniteam konfrontiert, arbeiteten damit und präsentierten ihren eignen Modellfall. Daraus ergaben sich allgemeine Thematiken des Umgangs mit Multiproblemfamilien und Diskussionen über unser gemeinsames, arbeitsbereichsübergreifendes Vorgehen.

4.3.3 Vereinbarung zum Fallmanagement

In einer Klausurtagung aller ProjektteilnehmerInnen wurden die einzelnen Drehbücher vorgestellt und diskutiert. Sie werden z. Z. zu einem für alle verbindlichen Vorgehen zusammengefasst.

Die Koordination der Miniteamergebnisse im „Maxiteam" soll der Leitung des RDW gegenüber dargestellt, dort abschließend diskutiert und dann verbindlich verabschiedet werden. Das soll unser letzter „Meilenstein" in der architektonischen Phase unseres OE-Prozesses hin zum Haus der Beratung sein.